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Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 07.04.2009

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SCHEMA GmbH - http://www.schema.de

10.09.2002


Mit effektiver Informationslogistik Zeit und Kosten sparen
 

Die SCHEMA GmbH präsentiert auf der Systems Lösungen für eine effektive Informationslogistik in Unternehmen. Ziel dieser Lösungen ist es, Informationen nutzenorientiert aufbereitet und bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen. Somit ist eine effektive Informationsversorgung von einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen gewährleistet. Anhand von konkreten Beispielen zum Übersetzungsmanagement, zur Erstellung elektronischer Teilekataloge und umfangreichen Dokumentationen zeigt SCHEMA, wie eine durchgängige Informationslogistik unternehmensweit realisiert werden kann. XML nimmt dabei als Basistechnologie eine zentrale Rolle ein.

Nach wie vor ist die Informationslogistik in vielen Unternehmen nicht effektiv ausgerichtet und fehleranfällig. Ganz zu schweigen von den hohen Kosten, die durch Doppelarbeit oder redundanter Datenhaltung entstehen. Abhilfe schaffen ganzheitliche Lösungen, die Unternehmen in die Lage versetzen, ihre Informationen medien-, prozess- und produktübergreifend zur Verfügung zu stellen - und das unternehmensweit. Dadurch lassen sich die Kosten minimieren.

Beispiel: Kataloge Insbesondere Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau sind zumeist in der Situation, dass sie sowohl die technische Dokumentation als auch einen oder mehrere elektronische Teilekataloge vorhalten müssen. Die darin enthaltenen Daten und Produktinformationen sind zu weiten Teilen die selben. Hält ein Unternehmen nun zwei völlig isolierte Systeme zur Erstellung der technischen Dokumentation und der Kataloge vor, so müssen Informationen doppelt eingegeben und auch gepflegt werden (redundante Datenhaltung). Durch die Zusammenarbeit von SCHEMA mit Anbietern für Katalogsystemen wie der belenus GmbH oder DocWare können Unternehmen ihre elektronischen Teilekataloge mit ihren technischen Dokumentationswerken kombinieren. Dafür werden die Systeme der beiden Software-Anbieter integriert. So entstehen Lösungen, die Anwendern sämtliche relevanten Informationen wie Anleitungen, Ersatzteillisten, Pläne und Preise zur Verfügung stellt. Via XML erfolgt eine direkte Korrespondenz zwischen den Systemen.

Beispiel: umfangreiche Dokumentationen Unternehmen müssen kosteneffizient mehrsprachige und variantenreiche Produktdokumentationen produzieren. Dabei kann die vollständige Dokumentation einer Maschine ohne weiteres aus 30.000-40.000 Seiten oder mehr bestehen. Die Dokumente sollen in einer PDF- und als Internetversion vorliegen. Darüber hinaus besteht die Notwendigkeit, dass Produktkurzinformationen zu den einzelnen Bauteilen effizient und korrekt vor der eigentlichen Fertigstellung über das Internet, aber auch in druckbarer Form publiziert werden. Durch Nutzung des Redaktionssystems SchemaText ist die Erstellung und Pflege von technischen Dokumentationen klar strukturiert.

Der SchemaText-Redakteursarbeitsplatz erlaubt die Strukturierung des Informationsbestands, die Pflege der Inhalte und die Erzeugung der gewünschten Medienprodukte. Darüber hinaus kann auf den Metadaten ein Workflow- und Berichtsmanagement aufgesetzt werden. So stehen Infos zu Projektstatus, Fertigstellungsgrad usw. ständig zur Verfügung. Der Redakteur oder Content Provider gibt seine Informationen in Word ein. Bei der korrekten Erfassung unterstützt eine vorgefertigte Dokumentenvorlage den Bearbeiter, mit der nur zuvor festgelegte Absatz- und Zeichenformate, Grafiktypen und Tabellen zugewiesen werden können. Dem Redakteur erspart dies aufwendiges Nachbearbeiten der Formatierungen. Metadaten für jeden einzelnen Informationsbaustein können vom Autor direkt in Word gesetzt werden. Ein Verwaltungs-Overhead durch separat geführte Listen oder Statistiken entfällt. Für den Redaktionsleiter oder Projektmanager kann darüber hinaus ein Projektplan nach Microsoft Project exportiert werden. Dort können dezentral Ressourcenzuteilung und Termine geändert werden, die anschließend wieder ins Redaktionssystem zurück fließen.

Alle Inhaltsstrukturen mit ihren Verknüpfungen sowie den Informationen sind in dem Redaktionssystem auf Basis einer zentralen Datenbank zusammengefasst. Dadurch wird eine Wiederverwendung ausgewählter Elemente möglich. Mit der Einführung des neuen Systems kann nun auch dem immer häufigeren Kundenwunsch nach Auslieferung der gesamten Dokumentation nicht nur in einer gedruckten Fassung, sondern auch in elektronischer Form als PDF-Dateien sowie als leicht navigierbares HTML-Web entsprochen werden.

Beispiel: Übersetzungsmanagement Die zunehmende Marktglobalisierung bedingt das Erstellen, Verwalten und Pflegen von Texten in unterschiedlichen Sprachen. Technische Dokumentationen, Broschüren und Websites sind nur einige Beispiele von Textarten, die in diversen Sprachen in kurzer Zeit vorliegen und effizient bearbeitet werden müssen. Je schneller die Übersetzung vollzogen ist, desto schneller kann das Unternehmen Produkte in neuen Märkten anbieten oder seinen Webauftritt in anderen Ländern präsentieren. Ohne ein geeignetes Übersetzungsmanagement ist die Pflege von Texten in anderen Sprachen zeit- und damit kostenintensiv. Manuell müssten Textänderungen herausgesucht werden, um sie dann in dem übersetzten Text zu übernehmen.

Durch die Kooperation zwischen SCHEMA und TRADOS ist eine Übersetzungsmanagement-Lösung entstanden, mit der Anwender die Kosten und den zeitlichen Aufwand für Übersetzungen senken können. Die Produktkombination reduziert arbeitsintensive Tätigkeiten wie Qualitätskontrolle, das Vergleichen von Texten oder Terminüberwachung auf ein Minimum. Der Quelltext muss dabei nur einmal komplett übersetzt werden. In nachfolgenden Überarbeitungszyklen werden nur noch die geänderten Teile (Module) übersetzt. Neu zu übersetzende Abschnitte identifiziert SchemaText Client/Server, indem die Übersetzungen in die Ausgangsdokumentation integriert werden. Bei Änderungen wird der Inhalt der Sprachversion ausgecheckt, in TRADOS bearbeitet und anschließend wieder in SchemaText Client/Server eingecheckt. Der Austausch der Daten erfolgt auch hier wieder im XML-Format.

Kommunikation über XML SCHEMA nutzt in seinen Content-Management-Systemen XML. Dies ermöglicht eine problemlose Anbindung an weitere Systeme in der Informationsprozesskette. Content ist heute ein integraler Bestandteil einer Anwendung oder eines Geschäftsmodells. Der Einsatz von XML kann für das Management der Inhalte bedeutende Produktivitätssteigerungen bewirken. War bislang beispielsweise für die Logik der Dokumentenlenkung in einem Dokumenten-Management-System (DMS) eine Workflow-Komponente zwingend notwendig, so können mit XML nun Prozessketten und Transaktionen ohne aufwendige Modellierung in großem Stil realisiert werden. Originäre Eigenschaften eines DMS wie Versionierung, Check-In-Check-Out oder Retrieval gehen mehr und mehr in XML-basierten Funktionalitäten auf.


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